什么是采购订单，它有什么用途?

作为一个企业主, 跟踪你的库存和订购供应品和可销售的商品可能不是你最喜欢的任务, 但是这对于公司的成功是必不可少的. 采购订单对于管理良好的采购过程至关重要, 他们可以用来获得经济上的成功.

这篇文章会注意到:

• 这是什么采购订单啊
• 采购订单中必须包含什么
• 采购订单和发票之间的区别

什么是采购订单

采购订单(PO)是由买方创建并呈现给卖方的具有法律约束力的文件. 就像电子商务网站上的“购物车”一样, 购买订单本质上是你想买的东西的列表. 它列出了顺序的细节, 包括买方需要的产品数量和种类, 以及付款条件和交货细节.

购货申请和购货订单的区别在于后者是买方和卖方之间的合同. 通过提交订单, 买方承诺按照约定的金额购买货物或服务. 因为订单是在买方收到账单之前完成的, 采购订单为卖方提供了防止拒付的保险.

采购订单是如何工作的?

采购订单通常用于大量订购商品的企业. 例如, 宠物店可能需要从供应商那里购买几种狗粮, 每种食物多订几袋. 以下是宠物店老板用来获得他们需要的商品的采购订单流程:

• 店主注意到他们的存货不多.
• 店主创建一个采购订单，准确地列出他们需要从供应商那里得到的东西, 以及他们会为此支付多少钱.
• 供应商回答“是”，因为他们可以提供这些产品，并接受订单.
• 供应商可以回答:“没有,如果它们缺货的话, 有一件商品已停产, 或者订单还有其他问题, 在这种情况下，采购订单被取消.
• 供应商履行订单，并在约定的到期日交付物品.
• 供应商为购买的商品开具帐单或销售发票.
• 买家为物品付款，销售通过卖家的销售点系统进行处理.

买家也可以为特别大的出货量或经常性采购创建特别订单. A 站购买订单 允许买家使用相同的PO号多次购买相同的产品. A 一揽子采购合同 双方是否达成协议，在一个固定的时间内，以一个固定的价格多次交货. 一揽子订单通常用于关系密切的公司之间, 有时还会有折扣或其他激励措施.

采购订单和发票的区别

因为采购订单和发票都是买卖双方交换的具有法律约束力的金融文件, 这两者经常被混在一起并不奇怪. 这两者也是相联系的，因为采购订单经常用于创建发票, 作为购买商品及其价格的参考. 然而, 每个文件在购买过程中的不同位置使用, 他们也被不同的人使用.

以下是买家和卖家需要知道的差异:

采购订单

• 由买方创建
• 在购买之前创建
• 列出所需商品
• 包括拟议的付款细节

发票

• 由卖方创建
• 创建后购买
• 确认货物交付
• 要求在特定日期付款

什么时候使用采购订单. 发票

A 采购订单 由买方用于下订单并发出 之前 交付.

An 发票 是否由卖方使用发票软件出具 后 订单交付. 它规定了买方对购买的货物所欠的金额和买方需要付款的日期.

如何创建采购订单

网上有很多软件可以帮助你创建购买订单, 但你也可以使用简单的Word或Excel文档来制作你自己的订单表格! 以下是你需要包括的内容:

• 出票日期
• 所需产品+每种产品的数量
• 产品详细信息，包括SKU编号、型号和品牌名称
• 每件产品的单价
• 交货日期
• 订单数量
• 业务信息,包括
  1. 送货地址 & 帐单地址
  2. 公司名称
  3. 联系信息
• 付款条款，如“货到付款”或特定的付款日期选项.

采购订单是什么样的?

最后, 采购订单看起来与发票非常相似, 这两个术语经常被混淆的另一个原因是什么. 在顶部, 你有每个公司的联系信息和详细信息, 加上PO号和日期. 下面通常是一个表格, 与产品, 量, details, 价格在不同的栏中. 在底部, 您将填写订单的总金额, 总价格, 以及任何其他订单或付款条款, 还有授权签字.

使用采购订单的好处

买方:

• 跟踪您的库存和购买历史
• 订购货物的具体数额和提前
• 选择你需要的交货日期
• 你不需要提前付款

卖方:

• 跟踪销售和经常性订单
• 您可以使用PO创建您的发票
• 承诺买家付款，给你法律保障

从采购订单开始

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